Die Digitalisierung der Buchhaltung ist nur eine der Veränderungen, die die digitale Transformation mit sich bringt. Die Digitalisierung im Unternehmen betrifft nämlich nicht nur einzelne Bereiche, sondern erobert Stück für Stück jede einzelne Abteilung. Dadurch stecken insbesondere mittelständische Unternehmen derzeit in einer Phase des Wandels, andere akzeptieren erst langsam, dass es ‚kein Entkommen’ mehr gibt.
Schliesslich empfinden Menschen von Natur aus eine ausgeprägte Abneigung gegenüber jeglichen Veränderungen. Diese zu umgehen ist allerdings nahezu unmöglich – wenn man überleben will. Dasselbe gilt für Unternehmen. ‚Wandel ist die einzige Konstante’ – und nicht selten eine, die positive Resultate mit sich bringt. Ihre Buchhaltung zu digitalisieren ist eine dieser Umstellungen, die es zeitnah umzusetzen gilt. Welche Vorteile sich daraus ergeben, welche Anforderungen das Finanzamt stellen wird und vier gute Gründe, weshalb Sie Ihre Buchhaltung unbedingt digitalisieren sollten, lesen Sie im folgenden Beitrag!
Die Digitalisierung der Buchhaltung – eine Definition
Jeden Monat laufen unzählige Geschäftsvorfälle innerhalb des Unternehmens und im externen Austausch gleichermassen ab. Statt diese wie bislang in ausgedruckter Form zu dokumentieren, werden diese künftig ausschliesslich papierlos abgewickelt und festgehalten. Bedeutet: Eine Buchhaltungssoftware wird bisherige Buchhaltungsprozesse initiieren und abwickeln, Ausgangsrechnungen werden digital erstellt, Dokumente wie bisherige Eingangsrechnungen in Papierform werden eingescannt und in einem digitalen Archiv gesammelt. Die Vorteile eines solchen Vorgehens? Zahlreiche.
Buchhaltung digitalisieren? Unbedingt!
Das Digitalisieren Ihrer Buchhaltung bringt zahlreiche Vorteile und Chancen mit sich. Nach einer kurzen Umstellungsphase werden Sie schnell erkennen, dass das gesamte Unternehmen von der neu erlangten Übersichtlichkeit und Klarheit profitiert.
1. Automatisierung spart Zeit
Indem die Buchhaltungsprozesse bei einer digitalen Buchhaltung automatisiert sind und selbstständig ablaufen, können Mitarbeiter mehr Zeit und Energie in andere Projekte investieren, die elementar sind und den Unternehmenserfolg vorantreiben. Schnell wird diese Zeitersparnis in deren Effizienz und Produktivität ersichtlich werden. Die Automatisierung überzeugt ausserdem mit einem weiteren Vorteil: Die meisten Buchhaltungssoftwares weisen regelmässig auf neueste steuerrechtliche Entwicklungen hin, und integrieren diese selbstständig – das gibt Ihnen Rechtssicherheit.
2. Echtzeit-Informationen jederzeit verfügbar
Zahlungsflüsse bezüglich Einnahmen und Ausgaben stehen jederzeit unternehmensweit zur Verfügung und sind stets auf dem neuesten Stand. Dies ermöglicht nicht nur eine schnellere Entscheidungsfindung, sondern beschleunigt auch das Reporting. Überdies haben Sie und Ihre Mitarbeite jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf wichtige Buchhaltungsdaten – das lange Suchen in den entsprechenden Archiven hat damit ein Ende!
3. Platzersparnis
Sämtliche Geschäftsprozesse wollen dokumentiert und aufbewahrt werden. Waren hierzu bisher zusätzliche Räumlichkeiten mit Regalen und Druckern vonnöten, befindet sich nach einer erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Finanzbuchhaltung alles in der gewählten Cloud.
4. Kostensenkung
Die Buchhaltung zu digitalisieren unterstützt die Optimierung zahlreicher unternehmensinterner Prozesse, und damit die Kostenreduktion. Durch die digitale Einrichtung Ihrer Buchhaltungsarchive senken Sie die Fixkosten wie etwa die Anmietung einer Räumlichkeit, den Drucker, Papier, Ordner & Co.
Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: So geht’s
Die Vorteile sprechen für sich, oder? Möchten Sie die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung in einem zweiten Schritt durchführen, sollten Sie technikaffine Partner sowie Ihren Steuerberater für eine ordnungsgemässe Abwicklung hinzuziehen.
Beratschlagen Sie sich mit Ihrem Steuerberater. Er verfügt über das notwendige rechtliche Hintergrundwissen und kann einschätzen, welche Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen geeignet ist. Damit vermeiden Sie eine teure Fehlinvestition in das falsche Programm. Ausserdem stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Personal stets einen zuverlässigen Ansprechpartner haben, sollte es beim Einsatz der Buchhaltungssoftware zu Anwendungsproblemen kommen. Eben genanntes Personal sollte aus mindestens zwei Mitarbeitern bestehen, die sich ausschliesslich um den Übergang zur digitalisierten Buchhandlung kümmern.
Auch eine Schulung des übrigen Personals ist sinnvoll, um interne Prozesse zu beschleunigen. In einem weiteren Schritt gilt es, die nötige Soft- und Hardware zu erwerben. Wie zuvor erwähnt, sollten Sie Ihren Steuerberater bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware einbinden, und Empfehlungen Ihres Industriezweigs berücksichtigen. Auch sollte vorab geklärt werden, welche Folgekosten nach dem Erwerb der Software für Wartung, Hotline oder Schulungen entstehen könnten. Zur notwendigen Hardware zählen wiederum Laptops oder PCs sowie Dokumentenscanner für jene Mitarbeiter, die den Umstieg betreuen.
Schliesslich führt Ihr Steuerberater eine sogenannte Tax-Compliance Prüfung durch, die nach dem Erwerb und der Inbetriebnahme der Software ein absolutes Must ist. Hierzu müssen sämtliche bisherige Geschäftsvorfälle bereits im Rahmen Ihrer digitalisierten Buchhaltung erfasst sein, um die Ordnungsmässigkeit und Gesetzeskonformität zu überprüfen. Sollte dies noch nicht der Fall sein, wird Ihr Steuerberater nachfolgend Schritte einleiten, die Rechtssicherheit garantieren. Die einzelnen Schritte und Ergebnisse der Tax-Compliance Prüfung sollten von Ihrem Steuerberater schriftlich festgehalten und im Rahmen der Verfahrensdokumentation dem Finanzamt ausgehändigt werden. Denn die Anforderungen des Finanzamts sind streng: So müssen digitale Aufzeichnungen unveränderbar dokumentiert sein. Bei einer Änderung derselben, muss diese protokolliert und dem Finanzamt mitgeteilt sowie transparent dargelegt werden.
Digitale Buchhaltung? Unser Fazit
Unternehmen profitieren zweifellos von der Digitalisierung Ihrer Finanzbuchhaltung. Effizienzgewinne und Kostenreduktion sind die offensichtlichsten Vorteile, die der moderne Ansatz mit sich bringt. Um diese gänzlich auszuschöpfen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter regelmässig geschult und über neue steuerrechtliche Entwicklungen aufgeklärt werden. Damit sind Sie bestens für die Zukunft gerüstet, die ohnehin die vollständig digitale Zahlungsabwicklung mit sich bringt. Services wie PayPal und Klarna etwa sind erst die Vorboten einer Generation, die Zahlungsflüsse online abwickelt und in Echtzeit dokumentiert. Holen Sie einen Profi mit ins Boot, um die Rechtskonformität der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung zu gewährleisten, sowie um Ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Dabei stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Für Ihre Rechtssicherheit – für Ihren Erfolg.
